Bakgrund 

När JellyHive började utveckla sitt eget bokföringssystem, Preserve, var målet att skapa något litet, smart och precis anpassat till deras egna behov. Ett system byggt av ett litet bolag för ett litet bolag, för att underlätta allt det där administrativa som annars tar onödig tid. 

När vi på Octopi Bay började stötta arbetet, så fanns det ett starkt engagemang och mycket kompetens, där arbetssättet var lite spontant på grund av begränsningar i tid. En stor mängd information fanns hos en person, vilket gjorde det utmanande med prioriteringar. Teamet hade dagliga standups men saknade en tydlig riktning, uppsatta mål och ett gemensamt sätt att arbeta på. 

Det fanns tydlig potential, som bara behövde rätt struktur för att blomma ut. 

Utmaning 

JellyHive hade ett övergripande mål: 
Preserve ska bli så bra att de kan använda det själva (så kallat Dogfooding). 

För att ta sig dit behövde teamet: 

• En tydlig vision och strategi 

• Gemensamma mål att arbeta mot 

• En fungerande prioriteringsmodell 

• Struktur i sitt utvecklingsflöde 

• Ett sätt att mäta, reflektera och förbättra 

Och även om teamet inte var sugna på Scrum, insåg vi att de behövde en rytm. En möjlighet att regelbundet lyfta blicken, stämma av och justera riktningen. 

Riktning och prioriteringar i fokus 

1. Vi satte visionen och ritade upp en tydlig målbild

Tillsammans skapade vi en konkret riktning där dogfooding blev det viktigaste målet: Preserve ska bli så stabilt och komplett att JellyHive vill använda det internt för fakturering, löner, utlägg och andra administrativa flöden. 

Vi visualiserade målbilden i flera genomgångar och skapade ett gemensamt språk som gjorde att teamet kunde börja fatta mer strategiska beslut. 

2. Vi formade en tydlig prioriteringsmodell som skapade fokus

För att ge teamet en gemensam riktning tog vi fram en prioriteringsmodell som gjorde det enkelt att skilja på vad som behövde göras nu och vad som kunde vänta. 

Vi började med att sortera hela backloggen i två tydliga nivåer: 

• Det som krävs för att JellyHive ska kunna dogfooda Preserve, alltså funktioner som behövs för att systemet ska fungera i deras egen vardag. 

• Det som tillhör nästa utvecklingsvåg, förbättringar och funktioner för framtida användare. 

Genom att renodla fokusområdet blev det tydligt vilka initiativ som förde Preserve närmare en intern lansering. Det gav teamet arbetsro, en gemensam prioriteringsgrund och en mer målmedveten utvecklingstakt. Sedan kunde vi fortsätta med att skapa ett flöde för första nivån som också innebar en prioritering för arbetet just nu. 

3. Vi införde månatliga Reviews

Trots initial skepsis mot Scrum blev Reviews en viktig ritual: 

• Teamet visade vad som utvecklats 

• Vi utvärderade lärdomar 

• Vi kopplade arbetet tillbaka till visionen 

• Gruppen fick ökat ägandeskap och starkare samarbete 

Det skapade transparens, trygghet och riktning. 

4. Vi började mäta flödet och gjorde förbättringar möjliga på riktigt

Genom att följa hur arbetet faktiskt flödade, vad som tog tid, vad som fastnade och vad som rörde sig snabbt, fick teamet en ny förståelse för arbetet. 

Mätningarna gjorde det möjligt att: 

• Se tidiga tecken på flaskhalsar innan de blev problem 

• Förstå vad som skapade värde och vad som bara tog energi 

• Diskutera förbättringar utifrån fakta, inte känsla 

• Öka förutsägbarheten, något som är guld värt i ett litet team 

• Fira framsteg, eftersom framstegen nu syntes svart på vitt 

Visualiseringarna var väldigt uppskattade. Kort sagt: när teamet såg sitt flöde, kunde de också fortsätta förbättra det. 

Resultat 

Arbetet har lett till ett team som idag: 

• Har tydlig riktning och gemensam målbild 

• Arbetar mer strukturerat och förutsägbart 

• Har en prioriteringsmodell som fungerar i vardagen 

• Följer sitt flöde med data och tar beslut baserat på insikter 

• Diskuterar och argumenterar med större trygghet och bättre underlag 

Och viktigast av allt: 
JellyHive är idag betydligt närmare att kunna dogfooda Preserve fullt ut. 

Sammanfattning 

Att stötta JellyHive i utvecklingen av Preserve har varit ett uppdrag helt i Octopi Bays anda: Att hjälpa ett passionerat team att skapa tydlighet, riktning och flow utan att tappa sin kreativitet längs vägen.  

För små bolag behövs inte stora processer. Det behövs rätt processer. Och när rätt struktur möter rätt människor, händer det saker på riktigt.